SISTEM INFORMASI OBAT
UNTUK MENDUKUNG MONITORING DISTRIBUSI OBAT
PADA PASIEN RAWAT INAP DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
UNTUK MENDUKUNG MONITORING DISTRIBUSI OBAT
PADA PASIEN RAWAT INAP DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
Oleh :
12811004
Kelas A
PROGRAM PROFESI APOTEKER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
MEI 2012
12811004
Kelas A
PROGRAM PROFESI APOTEKER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
MEI 2012
ABSTRAK
Untuk melaksanakan tugas sesuai SK Menkes RI No. 983/Menkes/X1/92 tentang pedoman organisasi rumah sakit umum, maka rumah sakit menjalankan beberapa fungsi, satu diantaranya adalah fungsi penyelenggarakan pelayanan medik dan non medik, pelayanan penunjang medik meliputi pelayanan diagnostik dan terapeutik. Farmasi merupakan salah satu dari layanan penunjang medik terapeutik yang tidak dapat dipisahkan dari pelayanan rumah sakit secara menyeluruh.
Monitoring merupakan pengumpulan dan review data yang membantu menilai apakah norma-norma program diikuti mutu atau apakah outcome ditingkatkan. Berdasarkan studi pendahuluan menunjukkan kegiatan monitoring distribusi obat belum dapat dilaksanakan secara optimal. Hal ini disebabkan karena belum menghasilkan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap.
Tujuan dari penulisan ini adalah menghasilkan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dan kuantitatif. Pengembangan sistem berdasarkan langkah-langkah FAST (Framework for the application of systems techniques). Desain penelitian ini adalah one group pre test post test. Subjek penelitian adalah direktur, kepala instalasi farmasi, kepala bidang penunjang, dan petugas instalasi farmasi. Variabel penelitian ini adalah relevansi, ketepatan waktu, akurat dan kelengkapan. Analisis data dilakukan dengan metode content analisis (analisis terhadap hasil uji sistem), analisis deskritif (analisis terhadap hasil wawancara) dan analisis analitik (menguji informasi sebelum dan sesudah dilakukan pengembangan sistem informasi).
Berdasarkan hasil penelitian sistem informasi saat ini belum menghasilkan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap, sistem informasi yang dikembangkan dapat menghasilkan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap. Sehingga dapat mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawatinap.
Kesimpulan sistem informasi baru lebih baik dari sistem informasi lama. Saran untuk pengembangan perlu adanya penyeragaman bahasa pemrogaman, field-fieldnya dan standarisasi pengkodean, menejemen rumah sakit perlu penambahan tenaga untuk peningkatan teknologi informasi dan sistem informasi rumah sakit yang terpadu perlu dikembangkan menjadi multi user.
Monitoring merupakan pengumpulan dan review data yang membantu menilai apakah norma-norma program diikuti mutu atau apakah outcome ditingkatkan. Berdasarkan studi pendahuluan menunjukkan kegiatan monitoring distribusi obat belum dapat dilaksanakan secara optimal. Hal ini disebabkan karena belum menghasilkan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap.
Tujuan dari penulisan ini adalah menghasilkan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dan kuantitatif. Pengembangan sistem berdasarkan langkah-langkah FAST (Framework for the application of systems techniques). Desain penelitian ini adalah one group pre test post test. Subjek penelitian adalah direktur, kepala instalasi farmasi, kepala bidang penunjang, dan petugas instalasi farmasi. Variabel penelitian ini adalah relevansi, ketepatan waktu, akurat dan kelengkapan. Analisis data dilakukan dengan metode content analisis (analisis terhadap hasil uji sistem), analisis deskritif (analisis terhadap hasil wawancara) dan analisis analitik (menguji informasi sebelum dan sesudah dilakukan pengembangan sistem informasi).
Berdasarkan hasil penelitian sistem informasi saat ini belum menghasilkan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap, sistem informasi yang dikembangkan dapat menghasilkan informasi yang relevan, akurat, tepat waktu dan lengkap. Sehingga dapat mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawatinap.
Kesimpulan sistem informasi baru lebih baik dari sistem informasi lama. Saran untuk pengembangan perlu adanya penyeragaman bahasa pemrogaman, field-fieldnya dan standarisasi pengkodean, menejemen rumah sakit perlu penambahan tenaga untuk peningkatan teknologi informasi dan sistem informasi rumah sakit yang terpadu perlu dikembangkan menjadi multi user.
LATAR BELAKANG
Rumah sakit sebagai salah satu sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian. Pelayanan di rumah sakit adalah kegiatan yang berupa pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, dan pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik dan penunjang medik, yang salah satu unit pelayanan yang mempunyai peranan yang sangat penting di dalamnya adalah unit kefarmasian.
Untuk melaksanakan tugas sesuai SK Menkes RI No. 983/Menkes/X1/92 tentang pedoman organisasi rumah sakit umum, maka rumah sakit menjalankan beberapa fungsi, satu diantaranya adalah fungsi penyelenggarakan pelayanan medik dan non medik, pelayanan penunjang medik meliputi pelayanan diagnostik dan terapeutik. Farmasi merupakan salah satu dari layanan penunjang medik terapeutik yang tidak dapat dipisahkan dari pelayanan rumah sakit secara menyeluruh.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan departemen yang dipimpin oleh apoteker, bertanggung jawab untuk pengadaan, penyimpanan, distribusi obat, meningkatkan penggunaannya di rumah sakit, serta memberi informasi dan menjamin kualitas pelayanan yang berhubungan dengan penggunaan obat. Semua instalasi yang ada di rumah sakit berkoordinasi dengan instalasi farmasi yang menyediakan kebutuhan obat dan alat kesehatan. Sehingga keberadaan instalansi farmasi di rumah sakit sangatlah penting. Hal tersebut terkait dengan fungsi dari instalasi farmasi itu sendiri yaitu:
(1) usaha pengadaan, distribusi dan pengawasan semua obat-obatan,
(2) evaluasi dan penyebaran informasi secara luas tentang obat-obatan beserta penggunaannya untuk staf
rumah sakit dan pasien
(3) memantau dan menjamin kualitas penggunaan obat.
Pelayanan farmasi meliputi penyediaan dan distribusi semua pembekalan farmasi termasuk pemberian informasi yang dapat menjamin kualitas pelayanan yang berhubungan dengan penggunaan obat, oleh karena itu memerlukan kegiatan monitoring yang cukup ketat. Karena monitoring merupakan upaya untuk memantau atau menilai pola penggunaan obat.
Monitoring merupakan pengumpulan dan review data yang membantu menilai apakah norma-norma program diikuti mutu atau apakah outcome ditingkatkan. Monitoring seharusnya dilakukan oleh kepala IFRS dengan cara memantau atau menilai pola penggunaan obat serta upaya-upaya untuk menjaga dan meningkatkan mutu,kerasionalan penggunaan obat di instalasi farmasi. Untuk memantau penggunaan obat, melalui pelaporan sehingga pengendalian distribusi obat dapat diketahui.
Apabila kegiatan monitoring dilakukan dengan baik, kegiatan manajemen khususnya perencanaan dapat dilakukan dengan tepat. Kegiatan perencanaan obat di IFRS yang saat ini dilaksanakan terutama pada perencanaan obat dilakukan dengan cara melihat catatan buku bantu mengenai kebutuhan obat tiap bulan tanpa melihat urutan peringkat penggunaan obat terbanyak sampai urutan peringkat penggunaan obat paling sedikit.
Teknik informasi sekarang ini sangat dibutuhkan sehingga penggunaan komputer yang tepat adalah mutlak. Program komputer yang digunakan sebaiknya suatu program yang mengintegrasikan manajemen pemeliharaan dengan menajemen penunjangnya, antara lain logistik. Seperti halnya pengendalian logistik, jika dilakukan dengan cara manual hasilnya tidak optimal bahkan tidak bisa menyelesaikan masalah-masalah yang sedang dihadapi. Karena itu perlu dikembangkan sistem informasi berbasis komputer yang bertujuan untuk mendukung monitoring penggunaan obat. Berdasarkan uraian di atas maka perlu dilakukan perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS berbasis komputer.
RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang dapat diketahui bahwa proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh direktur tentang monitoring distribusi obat tidak bisa dilaksanakan karena:
1. Ketidaklengkapannya laporan mengenai distribusi obat di rawat inap.
2. Laporan bulanan tentang penggunaan obat di IFRS tidak bisa tepat waktu.
3. Informasi hasil monitoring yang akan digunakan untuk pemesanan obat tidak relevan.
4. Belum adanya metode monitoring distribusi obat berdasarkan urutan peringkat penggunaan obat.
5. Belum ada prosedur pemanfaatan informasi untuk pendistribusian obat secara jelas.
6. Kurangnya tenaga dalam monitoring distribusi obat.
METODOLOGI
Variabel yang ada dalam perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring penggunaan obat di RS adalah kualitas informasi yang meliputi : kelengkapan data, relevansi informasi, keakuratan informasi dan ketepatan waktu pelaporan. Kerangka konsep an sistem informasi obat adalah :
Rumah sakit sebagai salah satu sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian. Pelayanan di rumah sakit adalah kegiatan yang berupa pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, dan pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik dan penunjang medik, yang salah satu unit pelayanan yang mempunyai peranan yang sangat penting di dalamnya adalah unit kefarmasian.
Untuk melaksanakan tugas sesuai SK Menkes RI No. 983/Menkes/X1/92 tentang pedoman organisasi rumah sakit umum, maka rumah sakit menjalankan beberapa fungsi, satu diantaranya adalah fungsi penyelenggarakan pelayanan medik dan non medik, pelayanan penunjang medik meliputi pelayanan diagnostik dan terapeutik. Farmasi merupakan salah satu dari layanan penunjang medik terapeutik yang tidak dapat dipisahkan dari pelayanan rumah sakit secara menyeluruh.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan departemen yang dipimpin oleh apoteker, bertanggung jawab untuk pengadaan, penyimpanan, distribusi obat, meningkatkan penggunaannya di rumah sakit, serta memberi informasi dan menjamin kualitas pelayanan yang berhubungan dengan penggunaan obat. Semua instalasi yang ada di rumah sakit berkoordinasi dengan instalasi farmasi yang menyediakan kebutuhan obat dan alat kesehatan. Sehingga keberadaan instalansi farmasi di rumah sakit sangatlah penting. Hal tersebut terkait dengan fungsi dari instalasi farmasi itu sendiri yaitu:
(1) usaha pengadaan, distribusi dan pengawasan semua obat-obatan,
(2) evaluasi dan penyebaran informasi secara luas tentang obat-obatan beserta penggunaannya untuk staf
rumah sakit dan pasien
(3) memantau dan menjamin kualitas penggunaan obat.
Pelayanan farmasi meliputi penyediaan dan distribusi semua pembekalan farmasi termasuk pemberian informasi yang dapat menjamin kualitas pelayanan yang berhubungan dengan penggunaan obat, oleh karena itu memerlukan kegiatan monitoring yang cukup ketat. Karena monitoring merupakan upaya untuk memantau atau menilai pola penggunaan obat.
Monitoring merupakan pengumpulan dan review data yang membantu menilai apakah norma-norma program diikuti mutu atau apakah outcome ditingkatkan. Monitoring seharusnya dilakukan oleh kepala IFRS dengan cara memantau atau menilai pola penggunaan obat serta upaya-upaya untuk menjaga dan meningkatkan mutu,kerasionalan penggunaan obat di instalasi farmasi. Untuk memantau penggunaan obat, melalui pelaporan sehingga pengendalian distribusi obat dapat diketahui.
Apabila kegiatan monitoring dilakukan dengan baik, kegiatan manajemen khususnya perencanaan dapat dilakukan dengan tepat. Kegiatan perencanaan obat di IFRS yang saat ini dilaksanakan terutama pada perencanaan obat dilakukan dengan cara melihat catatan buku bantu mengenai kebutuhan obat tiap bulan tanpa melihat urutan peringkat penggunaan obat terbanyak sampai urutan peringkat penggunaan obat paling sedikit.
Teknik informasi sekarang ini sangat dibutuhkan sehingga penggunaan komputer yang tepat adalah mutlak. Program komputer yang digunakan sebaiknya suatu program yang mengintegrasikan manajemen pemeliharaan dengan menajemen penunjangnya, antara lain logistik. Seperti halnya pengendalian logistik, jika dilakukan dengan cara manual hasilnya tidak optimal bahkan tidak bisa menyelesaikan masalah-masalah yang sedang dihadapi. Karena itu perlu dikembangkan sistem informasi berbasis komputer yang bertujuan untuk mendukung monitoring penggunaan obat. Berdasarkan uraian di atas maka perlu dilakukan perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS berbasis komputer.
RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang dapat diketahui bahwa proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh direktur tentang monitoring distribusi obat tidak bisa dilaksanakan karena:
1. Ketidaklengkapannya laporan mengenai distribusi obat di rawat inap.
2. Laporan bulanan tentang penggunaan obat di IFRS tidak bisa tepat waktu.
3. Informasi hasil monitoring yang akan digunakan untuk pemesanan obat tidak relevan.
4. Belum adanya metode monitoring distribusi obat berdasarkan urutan peringkat penggunaan obat.
5. Belum ada prosedur pemanfaatan informasi untuk pendistribusian obat secara jelas.
6. Kurangnya tenaga dalam monitoring distribusi obat.
METODOLOGI
Variabel yang ada dalam perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring penggunaan obat di RS adalah kualitas informasi yang meliputi : kelengkapan data, relevansi informasi, keakuratan informasi dan ketepatan waktu pelaporan. Kerangka konsep an sistem informasi obat adalah :
Gambar 1. Kerangka konsep
Pada tahap pertama perlu dilakukan identifikasi secara mendalam dalam rangka pengembangan sistem informasi obat. Sedangkan tahap kedua hasil akan dilakukan uji untuk mengukur sebelum dan sesudah pengembangan sistem informasi obat dengan menggunakan desain penelitian one group pre and post test.
Subjek yang diamati adalah orang–orang yang berkaitan dengan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di Rumah Sakit yaitu direktur, kepala penunjang pelayanan di RS, kepala IFRS dan anggota IFRS. sedangkan objek yang diamati adalah sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Variabel dan definisi operasional yang ada dalam perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah:
a. Sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat adalah : sistem informasi yang
dikembangkan guna monitoring distribusi obat.
b. Metodologi FAST (Framework for The Application of System Technique) adalah : suatu metode untuk
pengembangan sistem yang meliputi tahapan sebagai berikut : studi pendahuluan, analisis masalah, analisis
kebutuhan, analisis keputusan, perancangan, membangun sistem baru dan penerapan atau implementasi.
Pada tahapan FAST hanya dilakukan sampai dengan tahap membangun sistem baru/konstruksi.
c. Basis data yaitu kumpulan file atau data yang tersimpan dan saling berkaitan serta dapat diakses secara
langsung dari sistem informasi monitoring distribusi obat, yang terdiri dari :
a) File data pasien adalah file data yang berisi field-field yangmenjelaskan identitas pasien seperti :
nama, alamat, umur, jenis kelamin, pekerjaan, agama, No. rekam medik, ruang, identitas dokter.
b) File obat adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan Data obat seperti : nama obat,
jumlah yang didistribusikan ke per pasien, harga beli obat, harga jual obat, identitas pasien yang
menggunakan.
c) File dokter adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan Data dokter seperti : nama
dokter, no Id dokter, alamat, spesialisasi.
d) File ruang adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan data ruang seperti : nama ruang,
kelas, jumlah tempat tidur, harga kamar.
e) File petugas adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan data petugas seperti : nama,
alamat, No.telp, pendidikan, jabatan.
f) File distributor adalah file data yang menjelaskan datadistributor seperti : nama distributor, alamat,
No.tlp, email.
Kualitas informasi yaitu : beberapa aspek yang berkaitan dengan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi monitoring distribusi obat yang meliputi:
PEMBAHASAN
Rumah sakit adalah salah satu dari sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat.
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik. Rumah sakit sebagai organisasi yang sangat kompleks dapat dibuktikan seperti pada pasien rawat inap, pasien ini hanya mendapatkan pelayanan medik, sebagian perlu mendapatkan perawatan, pelayanan penunjang termasuk penunjang medis, maupun penunjang non medis.
Rumah sakit melaksanakan fungsi pelayanan melalui instalasi-instalasi yang berjumlah 4, diantaranya :
a. Instalasi gawat darurat (24 jam).
b. Instalasi rawat jalan atau poliklinik.
c. Instalasi rawat inap.
d. Instalasi farmasi.
Dalam struktur organisasi Rumah Sakit, instalasi farmasi rumah sakit merupakan salah satu unit pelayanan yang berkedudukan dibawah kepala bidang penunjang atau langsung di bawah direktur. Instalasi farmasi rumah sakit dipimpin oleh kepala instalasi yang menjalankan tugasnya dibantu oleh 2 orang asisten atau lebih. Instalasi farmasi (IF) memiliki prosedur tetap untuk masing-masing RS. Adanya prosedur tetap di IFRS merupakan upaya peningkatan dan pengembangan mutu pelayanan di rumah sakit serta dalam rangka tertib administrasi sebagai tindak lanjut pelaksanaan tugas agar dapat berjalan dengan baik.
Pengelolaan perbekalan farmasi di RS secara umum, yaitu :perencanaan perbekalan farmasi, pengadaan dalam farmasi, penerimaanperbekalan farmasi, penyimpanan perbekalan farmasi, distribusi dan penyerahan obat pada pasien rawat inap, penyediaan informasi, monitoring dan evaluasi. Alur pasien rawat inap di RS yaitu
Subjek yang diamati adalah orang–orang yang berkaitan dengan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di Rumah Sakit yaitu direktur, kepala penunjang pelayanan di RS, kepala IFRS dan anggota IFRS. sedangkan objek yang diamati adalah sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Variabel dan definisi operasional yang ada dalam perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah:
a. Sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat adalah : sistem informasi yang
dikembangkan guna monitoring distribusi obat.
b. Metodologi FAST (Framework for The Application of System Technique) adalah : suatu metode untuk
pengembangan sistem yang meliputi tahapan sebagai berikut : studi pendahuluan, analisis masalah, analisis
kebutuhan, analisis keputusan, perancangan, membangun sistem baru dan penerapan atau implementasi.
Pada tahapan FAST hanya dilakukan sampai dengan tahap membangun sistem baru/konstruksi.
c. Basis data yaitu kumpulan file atau data yang tersimpan dan saling berkaitan serta dapat diakses secara
langsung dari sistem informasi monitoring distribusi obat, yang terdiri dari :
a) File data pasien adalah file data yang berisi field-field yangmenjelaskan identitas pasien seperti :
nama, alamat, umur, jenis kelamin, pekerjaan, agama, No. rekam medik, ruang, identitas dokter.
b) File obat adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan Data obat seperti : nama obat,
jumlah yang didistribusikan ke per pasien, harga beli obat, harga jual obat, identitas pasien yang
menggunakan.
c) File dokter adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan Data dokter seperti : nama
dokter, no Id dokter, alamat, spesialisasi.
d) File ruang adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan data ruang seperti : nama ruang,
kelas, jumlah tempat tidur, harga kamar.
e) File petugas adalah file data yang berisi field-field yang menjelaskan data petugas seperti : nama,
alamat, No.telp, pendidikan, jabatan.
f) File distributor adalah file data yang menjelaskan datadistributor seperti : nama distributor, alamat,
No.tlp, email.
Kualitas informasi yaitu : beberapa aspek yang berkaitan dengan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi monitoring distribusi obat yang meliputi:
- Relevansi informasi yaitu informasi atau laporan tersedia sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna maupun manajemen.
- Keakuratan informasi yaitu pengoprasian dan pengolahan data bebas dari kesalahan-kesalahan baik dalam perhitungan maupun dalam penyajian.
- Ketepatan waktu pelaporan yaitu informasi atau laporan tersedia sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau informasi selalu tersedia pada saat dibutuhkan oleh pengguna maupun manajemen.
- Kelengkapan data yaitu berkaitan dengan kelengkapan isi data yang dihasilkan dan sesuai dengan harapan pengguna.
- Laporan nama dan jumlah obat yang dikomsumsi per pasien rawat inap.
- Laporan total biaya obat per pasien rawat inap.
- Laporan urutan pemakaian obat paling banyak.
PEMBAHASAN
Rumah sakit adalah salah satu dari sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat.
Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks, menggunakan gabungan alat ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik. Rumah sakit sebagai organisasi yang sangat kompleks dapat dibuktikan seperti pada pasien rawat inap, pasien ini hanya mendapatkan pelayanan medik, sebagian perlu mendapatkan perawatan, pelayanan penunjang termasuk penunjang medis, maupun penunjang non medis.
Rumah sakit melaksanakan fungsi pelayanan melalui instalasi-instalasi yang berjumlah 4, diantaranya :
a. Instalasi gawat darurat (24 jam).
b. Instalasi rawat jalan atau poliklinik.
c. Instalasi rawat inap.
d. Instalasi farmasi.
Dalam struktur organisasi Rumah Sakit, instalasi farmasi rumah sakit merupakan salah satu unit pelayanan yang berkedudukan dibawah kepala bidang penunjang atau langsung di bawah direktur. Instalasi farmasi rumah sakit dipimpin oleh kepala instalasi yang menjalankan tugasnya dibantu oleh 2 orang asisten atau lebih. Instalasi farmasi (IF) memiliki prosedur tetap untuk masing-masing RS. Adanya prosedur tetap di IFRS merupakan upaya peningkatan dan pengembangan mutu pelayanan di rumah sakit serta dalam rangka tertib administrasi sebagai tindak lanjut pelaksanaan tugas agar dapat berjalan dengan baik.
Pengelolaan perbekalan farmasi di RS secara umum, yaitu :perencanaan perbekalan farmasi, pengadaan dalam farmasi, penerimaanperbekalan farmasi, penyimpanan perbekalan farmasi, distribusi dan penyerahan obat pada pasien rawat inap, penyediaan informasi, monitoring dan evaluasi. Alur pasien rawat inap di RS yaitu
Gambar 2. Alur Pasien Rawat Inap
Sedangkan alur distribusi obat di rawat inap yaitu
Gambar 3. Alur Distribusi Obat di Rawat Inap Rumah Sakit
Diagram konteks di gunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi dan saling berhubungan. Berdasarkan hasil observasi langsung dan wawancara di lapangan, maka diagram konteks sistem informasi obat saat ini adalah sebagai berikut:
Gambar 4. Diagram Konteks Sistem Informasi Obat Saat ini
Menurut Alter, sistem informasi merupakan kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yamg diorganisir untuk mencapai tujuan dalam organisasi. Oleh karena itu pengembangan sistem informasi obat untuk di IFRS merupakan suatu kebutuhan, sehingga dapat mendukung dalam monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap.
Sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS saat ini dapat dikembangkan dengan metode framework for the application of systems techniques (FAST). Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem dengan metode tersebut yaitu
1. Studi pendahuluan
Pada studi pendahuluan ini kegiatan yang dilakukan adalah mengetahui masalah, peluang dan arahan ruang lingkup dan kelayakan sistem atau proyek. Yang dimaksud proyek atau sistem dalam penelitian ini adalah sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS.
Ketidaklengkapan formulir pengumpul data mempersulit dalam mengakses data sehingga menyebabkan kesulitan dalam monitoring distribusi. Sesuai dengan perancangan atau pegembangan sistem distribusi obat harus masuk ke dalam sistem informasi manajemen farmasi (SIMF)/ Drug Management Information system (DMIS). SIMF adalah sebuah sistem yang terorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan dan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Dimana informasi untuk setiap sub sistem diperoleh dari formulir pelaporan dan sebuah kualitas informasi yang baik di dukung oleh kelengkapan formulir pengumpul data, ketepatan waktu dalam penyampaian, dan relevan. Dengan adanya data-data yang lengkap maka pengelola IF akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan.
Sistem yang digunakan sistem informasi obat, pengguna (user) adalah direktur RS dan kepala IFRS. Pemilihan user sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS mempunyai dua alternatif, yaitu single user dan multi user. Prosesnya meliputi pengamatan terhadap formulir, pelaporan, dan prosedur-prosedur sistem informasi monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Sehingga output yang diperoleh adalah informasi untuk monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di RS.
2. Analisa masalah
Pada tahap analisis masalah terdapat langkah-langkah dasar yang harus di lakukan yaitu mempelajari dan menganalisis sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS.
3. Analisa kebutuhan
Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi jenis-jenis informasi yang di butuhkan untuk monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Sistem informasi obat dapat digunakan untuk monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap, penyajiannya tepat waktu, akurat, lengkap dan relevan. Informasi yang diinginkan oleh pihak RS adalah :
4. Analisa keputusan
Pada tahap ini terdapat beberapa solusi alternatif yang akan di pilih untuk memenuhi kebutuhan sistem baru dimana tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi kandidat solusi sesuai kelayakan, merekomendasikan sebagai kandidat sistem yang akan dikembangkan. Alternatif pemilihan solusi yang ada pada pengembangan sistem informasi yaitu:
a. Pemilihan model pengembangan sistem informasi yang baru.
b. Pemilihan perangkat lunak pengembangan sistem informasi yang baru.
Dalam pengembangan sistem informasi terdapat 2 alternatif untuk pembuatan aplikasi program, yaitu:
1) Membeli program aplikasi yang tersedia bebas di pasaran.
2) Mengembangkan sendiri aplikasi program untuk sistemin formasi yang baru.
Pada pengembangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap yang baru di pilih alternatif kedua dengan pertimbangan aplikasi untuk monitoring distribusi obat meskipun sudah ada di pasaran atau dijual bebas tetapi harus di evaluasi terlebih dahulu apakah aplikasi tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan user di RS. Oleh karena itu alternatif kedua di pilih karena lebih menjamin akan sesuai dengan kebutuhan.
5. Tahap perencanaan
Tahap-tahap dalam perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah perancangan model, perancangan basis data, perancangan input, perancangan output dan interface.
Rancangan Model
Model perancangan sistem yang digunakan adalah model logik dan model fisik. Model logik digunakan untuk menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi dalam sistem secara logik akan bekerja, sedangkan model fisik memperlihatkan proses kompleks, yaitu proses-proses yang dilaksanakan, urutan-urutan proses, data yang digunakan untuk proses manual dan automatik.Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi dan saling berhubungan. Berdasarkan hasil studi pendahuluan dalam dikembangkan diagram konteks sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inapdi IFRS adalah sebagai berikut:
Sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS saat ini dapat dikembangkan dengan metode framework for the application of systems techniques (FAST). Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem dengan metode tersebut yaitu
1. Studi pendahuluan
Pada studi pendahuluan ini kegiatan yang dilakukan adalah mengetahui masalah, peluang dan arahan ruang lingkup dan kelayakan sistem atau proyek. Yang dimaksud proyek atau sistem dalam penelitian ini adalah sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS.
Ketidaklengkapan formulir pengumpul data mempersulit dalam mengakses data sehingga menyebabkan kesulitan dalam monitoring distribusi. Sesuai dengan perancangan atau pegembangan sistem distribusi obat harus masuk ke dalam sistem informasi manajemen farmasi (SIMF)/ Drug Management Information system (DMIS). SIMF adalah sebuah sistem yang terorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan dan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Dimana informasi untuk setiap sub sistem diperoleh dari formulir pelaporan dan sebuah kualitas informasi yang baik di dukung oleh kelengkapan formulir pengumpul data, ketepatan waktu dalam penyampaian, dan relevan. Dengan adanya data-data yang lengkap maka pengelola IF akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan.
Sistem yang digunakan sistem informasi obat, pengguna (user) adalah direktur RS dan kepala IFRS. Pemilihan user sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS mempunyai dua alternatif, yaitu single user dan multi user. Prosesnya meliputi pengamatan terhadap formulir, pelaporan, dan prosedur-prosedur sistem informasi monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Sehingga output yang diperoleh adalah informasi untuk monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di RS.
2. Analisa masalah
Pada tahap analisis masalah terdapat langkah-langkah dasar yang harus di lakukan yaitu mempelajari dan menganalisis sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS.
3. Analisa kebutuhan
Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi jenis-jenis informasi yang di butuhkan untuk monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap. Sistem informasi obat dapat digunakan untuk monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap, penyajiannya tepat waktu, akurat, lengkap dan relevan. Informasi yang diinginkan oleh pihak RS adalah :
- Sistem informasi yang dihasilkan mampu untuk mengetahui nama dan jumlah obat yang di distribusikan per pasien rawat inap.
- Sistem informasi yang dihasilkan mampu untuk mengetahui peringkat penggunaan obat mulai yang paling banyak digunakan sampai yang paling sedikit di gunakan.
- Sistem informasi yang dihasilkan mampu untuk mengetahui biayaobat per pasien rawat inap.
- Sistem informasi yang dihasilkan mampu untuk mengetahui totalbiaya obat per pasien rawat inap.
- Sistem informasi yang dihasilkan harus simpel, tidak rumit,sederhana dan user friendly.
4. Analisa keputusan
Pada tahap ini terdapat beberapa solusi alternatif yang akan di pilih untuk memenuhi kebutuhan sistem baru dimana tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi kandidat solusi sesuai kelayakan, merekomendasikan sebagai kandidat sistem yang akan dikembangkan. Alternatif pemilihan solusi yang ada pada pengembangan sistem informasi yaitu:
a. Pemilihan model pengembangan sistem informasi yang baru.
b. Pemilihan perangkat lunak pengembangan sistem informasi yang baru.
Dalam pengembangan sistem informasi terdapat 2 alternatif untuk pembuatan aplikasi program, yaitu:
1) Membeli program aplikasi yang tersedia bebas di pasaran.
2) Mengembangkan sendiri aplikasi program untuk sistemin formasi yang baru.
Pada pengembangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap yang baru di pilih alternatif kedua dengan pertimbangan aplikasi untuk monitoring distribusi obat meskipun sudah ada di pasaran atau dijual bebas tetapi harus di evaluasi terlebih dahulu apakah aplikasi tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan user di RS. Oleh karena itu alternatif kedua di pilih karena lebih menjamin akan sesuai dengan kebutuhan.
5. Tahap perencanaan
Tahap-tahap dalam perancangan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah perancangan model, perancangan basis data, perancangan input, perancangan output dan interface.
Rancangan Model
Model perancangan sistem yang digunakan adalah model logik dan model fisik. Model logik digunakan untuk menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi dalam sistem secara logik akan bekerja, sedangkan model fisik memperlihatkan proses kompleks, yaitu proses-proses yang dilaksanakan, urutan-urutan proses, data yang digunakan untuk proses manual dan automatik.Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi dan saling berhubungan. Berdasarkan hasil studi pendahuluan dalam dikembangkan diagram konteks sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inapdi IFRS adalah sebagai berikut:
Gambar 5. Diagram konteks sistem informasi monitoring obat yang akan di kembangkan
Dari diagram konteks terdapat 6 (enam) entitas yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu entitas yang memberikan masukan kesistem dan entitas yang menerima keluaran dari sistem. Entitas-entitas tersebut sebagai berikut:
Perbedaan sistem informasi yang dulu dengan sistem informasi yang akan di kembangkan adalah bahwa sistem yang terdahulu dengan menggunakan sistem manual sedangkan yang akan di kembangkan dengan menggunakan sistem komputerais, sistem yang terdahulu bagian ruang memberikan inputan identitas_ruang, dokter memberikan inputan resep dan identitas_dokter, bagian IF memberikan inputan identitas_petugas, identitas_obat, identitas_distributor_obat, kassa memberikan inputan identitas_pasien, pasien menerima tagihan dan bukti_pembayaran, sedangkan direktur menerima daftar_peringkat_obat dan daftar_jumlah_obat akan tetapi laporan direktur tersebut belum bisa terpenuhi secara cepat atau saat di butuhkan oleh pimpinan.
Perbedaan dengan sistem yang akan di kembangkan dengan sistem yang saat ini berjalan adalah bahwa semua aktivitas berada dalam satu atap yaitu di IF. IF memberikan inputan berupa identitas_dokter, identitas_ruang, identitas_petugas, identitas_pasien, identitas_obat dan identitas_distributor_obat. IF menerima keluaran dari sistem berupa daftar_resep, daftar_pasien, daftar_petugas dan daftar_obat. Sedangkan entitas yang lain hanya menerima keluaran dari sistem. Laporan daftar_peringkat_obat dan daftar_jumlah obat untuk direktur dapat diperoleh setiap saat di butuhkan, tersaji secara cepat,dapat di tampilkan untuk harian, bulanan dan tahunan.
Data Flow Diagram (DFD) merupakan turunan pertama dari diagram konteks yang bertujuan untuk memberikan gambaran yang lebih rinci tentang sistem yang dikembangkan. Hal ini dapat dilakukan pada diagram konteks yang akan dikembangkan. Berdasarkan DFD, maka proses yang terjadi pada sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah pendataan, transaksi dan laporan.
Rancangan Basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan di gunkan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsisebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.
Rancangan Input dan Output
Rancangan form input pengeluaran obat dari IF ke ruangan dan rancangan input penerimaan obat di ruangan tersebut di rancang untuk lebih mengetahui arah pendistribusian obat. Perancangan form input pengeluaran obat dari IF dan form penerimaan obat di ruangan dimulai dari permintaan ijin dan persetujuan terhadap pemilik RS dan pihak manajemen RS untuk dibuat sebuah form pengeluaran obat dari IF dan penerimaan obat di ruangan. Form rancangan tersebut dapat memberikan informasi mengenai jumlah obat yang di keluarkan dari IF, harga satuan, total harga dan tanggal penyerahan obat yang terparaf oleh petugas yang memberikan obat tersebut. Form input pengeluaran obat dari IF dan form input penerimaan obat yang tadinya tidak ada di IF untuk memonitoring distribusi obat pada pasien rawat inap sebelum ada Form pengeluaran dan penerimaan obat menggunakan catatan rekam medik pasien. Form ini setelah pengembangan akan diterapkan di RS, dengan adanya form pengeluaran obat dari IF dan form penerimaan obat di ruangan di harapkan dapatmembantu monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap.
Rancangan out put sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah
Rancangan Dialog Antar Muka (Interface)
Perancangan dialog antar muka merupakan rancang bangun dari dialog antar user dengan komputer. Dialog ini terdiri dari proses memasukkan data ke dalamnya (input), menampilkan keluaran (out put), informasi, atau dapat keduanya.
6. Tahap membangun sistem baru
Setelah tahap perancangan tahap selanjutnya adalah tahap membangun sistem baru yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pemrograman
b. Sarana hardware
c. Pengujian
7. Penerapan sistem
Terhadap penerapan merupakan tahap akhir dari pengembangan sistem informasi monitoring yang akan di kembangkan. Implementasi sistem dapat menggunakan pendekatan yaitu:
a. Pendekatan langsung (direct conversion/abrupt cut over).
Di lakukan dengan mengamati sistem yang lama dengan sistem yang baru.
b. Konversi pararel (pararel conversion).
Mengoperasikan sistem yang baru dengan sistem yang lama selama waktu tertentu.
c. Konversi percontohan (pilot conversion/location conversion).
Beberapa sistem sejenis akan di terapkan pada beberapa area.
d. Pendekatan bertahap (stage conversion).
Menerapkan masing-masing model sistem yang berbeda sistemyang berbeda secara urut.
Penerapan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS dengan menggunakan pendekatan pararel, dengan pertimbangan hal ini berdasarkan keputusan pemilik RS, mengingat untuk mengantisipasi kemungkinan terjadi kegagalan penerapan sistem baru yang dapat mempengaruhi kinerja RS secara umum. Pada tahap awal penerapan yang dilakukan yaitu penerapan form pengeluaran obat dari IF dan penerimaan obat di ruangan. Penerapan ini dilakukan dengan cara permintaan obat oleh ruangan ke IF tidak lagi menggunakan catatan rekam medik pasien akan tetapi menggunakan form tersendiri. Cross check distribusi obat dari IF tidak lagi menggunakan catatan rekam medik pasien akan tetapi IF sudah mempunyai form pengeluaran obat ke ruangan tersendiri yang berguna untuk mendukung monitoringdistribusi obat pada pasien rawat inap. Contoh tampilan hasil rancangan sebagai berikut :
- Bagian ruang merupakan entitas yang menerima keluaran dari sistem berupa daftar_pasien dan daftar_tagihan.
- Dokter merupakan entitas yang menerima keluaran dari sistem yang berupa daftar_pasien.Instalasi farmasi merupakan entitas yang memberikan masukan ke sistem, berupa identitas_petugas, identitas_obat, identitas_produsen_obat, identitas_ruang, identitas_dokter, identitas_pasien. Instalasi farmasi juga merupakan entitas yang menerima keluaran dari sistem, yang berupa daftar_pasien, daftar_obat, daftar_resep dan daftar_petugas.
- Pasien merupakan entitas yang menerima keluaran dari sistem, yang berupa tagihan.
- Kassa/TPPRI merukan entitas yang menerima keluaran dari sistem, yang berupa tagihan.
- Direktur merupakan entitas yang menerima keluaran dari sistem, yang berupa daftar_peringkat_obat dandaftar_jumlah_obat.
Perbedaan sistem informasi yang dulu dengan sistem informasi yang akan di kembangkan adalah bahwa sistem yang terdahulu dengan menggunakan sistem manual sedangkan yang akan di kembangkan dengan menggunakan sistem komputerais, sistem yang terdahulu bagian ruang memberikan inputan identitas_ruang, dokter memberikan inputan resep dan identitas_dokter, bagian IF memberikan inputan identitas_petugas, identitas_obat, identitas_distributor_obat, kassa memberikan inputan identitas_pasien, pasien menerima tagihan dan bukti_pembayaran, sedangkan direktur menerima daftar_peringkat_obat dan daftar_jumlah_obat akan tetapi laporan direktur tersebut belum bisa terpenuhi secara cepat atau saat di butuhkan oleh pimpinan.
Perbedaan dengan sistem yang akan di kembangkan dengan sistem yang saat ini berjalan adalah bahwa semua aktivitas berada dalam satu atap yaitu di IF. IF memberikan inputan berupa identitas_dokter, identitas_ruang, identitas_petugas, identitas_pasien, identitas_obat dan identitas_distributor_obat. IF menerima keluaran dari sistem berupa daftar_resep, daftar_pasien, daftar_petugas dan daftar_obat. Sedangkan entitas yang lain hanya menerima keluaran dari sistem. Laporan daftar_peringkat_obat dan daftar_jumlah obat untuk direktur dapat diperoleh setiap saat di butuhkan, tersaji secara cepat,dapat di tampilkan untuk harian, bulanan dan tahunan.
Data Flow Diagram (DFD) merupakan turunan pertama dari diagram konteks yang bertujuan untuk memberikan gambaran yang lebih rinci tentang sistem yang dikembangkan. Hal ini dapat dilakukan pada diagram konteks yang akan dikembangkan. Berdasarkan DFD, maka proses yang terjadi pada sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah pendataan, transaksi dan laporan.
Rancangan Basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan di gunkan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsisebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.
Rancangan Input dan Output
Rancangan form input pengeluaran obat dari IF ke ruangan dan rancangan input penerimaan obat di ruangan tersebut di rancang untuk lebih mengetahui arah pendistribusian obat. Perancangan form input pengeluaran obat dari IF dan form penerimaan obat di ruangan dimulai dari permintaan ijin dan persetujuan terhadap pemilik RS dan pihak manajemen RS untuk dibuat sebuah form pengeluaran obat dari IF dan penerimaan obat di ruangan. Form rancangan tersebut dapat memberikan informasi mengenai jumlah obat yang di keluarkan dari IF, harga satuan, total harga dan tanggal penyerahan obat yang terparaf oleh petugas yang memberikan obat tersebut. Form input pengeluaran obat dari IF dan form input penerimaan obat yang tadinya tidak ada di IF untuk memonitoring distribusi obat pada pasien rawat inap sebelum ada Form pengeluaran dan penerimaan obat menggunakan catatan rekam medik pasien. Form ini setelah pengembangan akan diterapkan di RS, dengan adanya form pengeluaran obat dari IF dan form penerimaan obat di ruangan di harapkan dapatmembantu monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap.
Rancangan out put sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS adalah
- Laporan nama dan jumlah obat yang di konsumsi perpasien rawat inap.
- Laporan biaya satuan obat per pasien rawat inap.
- Laporan total biaya obat per pasien rawat inap.
- Laporan peringkat penggunaan obat dalam bentuk grafik.
- Laporan sisa obat dalam bentuk grafik.
- Laporan distribusi per obat.
- Laporan monitoring expaired date obat.
Rancangan Dialog Antar Muka (Interface)
Perancangan dialog antar muka merupakan rancang bangun dari dialog antar user dengan komputer. Dialog ini terdiri dari proses memasukkan data ke dalamnya (input), menampilkan keluaran (out put), informasi, atau dapat keduanya.
6. Tahap membangun sistem baru
Setelah tahap perancangan tahap selanjutnya adalah tahap membangun sistem baru yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pemrograman
b. Sarana hardware
c. Pengujian
7. Penerapan sistem
Terhadap penerapan merupakan tahap akhir dari pengembangan sistem informasi monitoring yang akan di kembangkan. Implementasi sistem dapat menggunakan pendekatan yaitu:
a. Pendekatan langsung (direct conversion/abrupt cut over).
Di lakukan dengan mengamati sistem yang lama dengan sistem yang baru.
b. Konversi pararel (pararel conversion).
Mengoperasikan sistem yang baru dengan sistem yang lama selama waktu tertentu.
c. Konversi percontohan (pilot conversion/location conversion).
Beberapa sistem sejenis akan di terapkan pada beberapa area.
d. Pendekatan bertahap (stage conversion).
Menerapkan masing-masing model sistem yang berbeda sistemyang berbeda secara urut.
Penerapan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di IFRS dengan menggunakan pendekatan pararel, dengan pertimbangan hal ini berdasarkan keputusan pemilik RS, mengingat untuk mengantisipasi kemungkinan terjadi kegagalan penerapan sistem baru yang dapat mempengaruhi kinerja RS secara umum. Pada tahap awal penerapan yang dilakukan yaitu penerapan form pengeluaran obat dari IF dan penerimaan obat di ruangan. Penerapan ini dilakukan dengan cara permintaan obat oleh ruangan ke IF tidak lagi menggunakan catatan rekam medik pasien akan tetapi menggunakan form tersendiri. Cross check distribusi obat dari IF tidak lagi menggunakan catatan rekam medik pasien akan tetapi IF sudah mempunyai form pengeluaran obat ke ruangan tersendiri yang berguna untuk mendukung monitoringdistribusi obat pada pasien rawat inap. Contoh tampilan hasil rancangan sebagai berikut :
Gambar 6. Contoh Tampilan Aplikasi Sistem Informasi Monitoring Obat
Dengan adanya kemudahan dalam memperoleh informasi maka sistem informasi obat bermanfaat bagi pihak manajemen dalam memonitoring distribusi obat pada pasienrawat inap, peringkat penggunaan obat dari yang paling banyak di gunakan sampai yang paling sedikit digunakan, distribusi obat per pasien rawat inap, harga satuan obat per pasien rawat inap dan jumlah harga total obat per pasien rawat inap. Sistem informasi obat dapat menyajikan data harian, bulanan namun demikian peneliti menyadari masih terdapat keterbatasan pada sistem informasi obat yang di kembangkan, antara lain:
- Laporan yang dihasilkan masih baru laporan distribusi obat pasien rawat inap, masih bisa dikembangkan untuk laporan distribusi obat pasien rawat jalan.
- Laporan yang di hasilkan masih bisa dikembangkan untuk laporan biaya perawatan dan penanganan pasien rawatinap yang mendapatkan pelayanan penunjang medis.
- Belum ada fasilitas utility yaitu antara lain help, pedoman pemakaian, eksport dan import.
- Tidak ada transaksi retur obat meskipun dalam transaksinya pengurangan obat sudah bisa jalan.
- Masih single user.
KESIMPULAN
1. Informasi mengenai monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di butuhkan pihak manajen yaitu:
a. Nama dan jumlah obat yang didistribusikan per pasien rawat inap.
b. Harga satuan dan total harga obat yang dikonsumsi per pasien rawat inap.
c. Peringkat penggunaan obat dari yang paling banyak digunakansampai yang paling sedikit digunakan.
2. Sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap yang saat ini
berjalan masih ditemui beberapa kendala yaitu :
a. Laporan mengenai distribusi obat di rawat inap belum lengkap oleh karena data yang pada saat ini hanya dicantumkan nama obat danjumlah obat yang ada digudang farmasi.
b. Laporan bulanan tentang penggunaan obat di IFRS tidak bisa tepat.
c. Informasi hasil monitoring yang akan digunakan untuk pemesananobat tidak relevan.
d. Belum adanya metode monitoring distribusi obat berdasarkanurutan peringkat penggunaan obat.
e. Belum ada prosedur pemanfaatan informasi untuk pendistribusianobat secara jelas.
f. Tenaga yang ada masih mempunyai tugas rangkap.
3. Diperoleh basis data yang terdiri dari tabel distributor, tabel obat, tabeldokter, tabel ruang, tabel
petugas, tabel pasien, tabel pembelian, tabelperawatan, tabel penanganan, tabel konsumsi, tabel resep.
4. Dihasilkan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di
IFRS
5. Kualitas sistem informasi monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap yang baru lebih baik dari
sistem yang lama.
1. Informasi mengenai monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di butuhkan pihak manajen yaitu:
a. Nama dan jumlah obat yang didistribusikan per pasien rawat inap.
b. Harga satuan dan total harga obat yang dikonsumsi per pasien rawat inap.
c. Peringkat penggunaan obat dari yang paling banyak digunakansampai yang paling sedikit digunakan.
2. Sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap yang saat ini
berjalan masih ditemui beberapa kendala yaitu :
a. Laporan mengenai distribusi obat di rawat inap belum lengkap oleh karena data yang pada saat ini hanya dicantumkan nama obat danjumlah obat yang ada digudang farmasi.
b. Laporan bulanan tentang penggunaan obat di IFRS tidak bisa tepat.
c. Informasi hasil monitoring yang akan digunakan untuk pemesananobat tidak relevan.
d. Belum adanya metode monitoring distribusi obat berdasarkanurutan peringkat penggunaan obat.
e. Belum ada prosedur pemanfaatan informasi untuk pendistribusianobat secara jelas.
f. Tenaga yang ada masih mempunyai tugas rangkap.
3. Diperoleh basis data yang terdiri dari tabel distributor, tabel obat, tabeldokter, tabel ruang, tabel
petugas, tabel pasien, tabel pembelian, tabelperawatan, tabel penanganan, tabel konsumsi, tabel resep.
4. Dihasilkan sistem informasi obat untuk mendukung monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap di
IFRS
5. Kualitas sistem informasi monitoring distribusi obat pada pasien rawat inap yang baru lebih baik dari
sistem yang lama.
DAFTAR PUSTAKA
- Andi, Krisbianto Paulus & Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Bandung : Informatika.
- FitzGerald, Jerry , Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr.. Fundamentals of Sytems Analysis, 2nd edition.
- Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.
- Jogiyanto HM. 1993. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
- Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset.
- Purwanto, Irwan. 2008. Strategi Sistem Informasi dan Tatakelola Teknologi Informasi Studi Kasus pada Rumah Sakit XYZ. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/566/490. Diakses tanggal 10 Mei 2012.
- Rustiyanto, Ery. 2010. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Yang Terintegrasi. Yogyakarta : Goysen Publhising.
- Setiawan, David. 2011. Analisis dan Perencanaan Sistem Informasi Rumah Sakit Rawat Inap Di Puskesmas Grabag I Kabupaten Magelang. http://www.ebookfreetoday.com/view-pdf.php?bt=ANALISIS-DAN-PERANCANGAN-SISTEM-INFORMASI-RUMAH-SAKIT-RAWAT-INAP-...&lj=http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12_.2660_.pdf. Diakses tanggal 10 Mei 2012.
- Tirtawidjaja, Tedy. 2006. Perancangan dan Implementasi Sistem Administrasi Terintegrasi dalam Jaringan Intranet Puskesmas : Sistem Pencatatan Kartu Pasien, Sistem Pengiriman Resep, & Sistem Pencatatan Obat. http://tedytirta.files.wordpress.com/2007/03/buku-laporan-ta-tedy-tirtawidjaja.pdf. Diakses tanggal 10 Mei 2012.
RSS Feed